Докладная записка, входящий от 17 октября 1943 года, гриф «секретно», на имя секретаря  Актюбинского обкома партии Бекжанова.  За подписями начальника УНКВД по Актюбинской области Дегтева (вместо него на этом экземпляре расписался его заместитель Шанин) и начальника отделения  госархивов УНКВД  Радомского.
Очень наглядный и впечатляющий документ. Страна третий год напрягает все силы и ресурсы в самой кровопролитной войне, в которой только-только наметился перелом и многое еще очень неясно. И вот, областное НКВД направляет партийному руководителю области достаточно объемистый документ, в котором в очередной раз подчеркивается важность и необходимость архивного дела, анализируется его состояние в Актюбинской области и предлагается советским и партийным органам принять соответствующие меры.29 марта 1941 года постановлением СНК СССР было утверждено представленное НКВД СССР Положение о государственном архивном фонде СССР.

Постановление СНК СССР от 29.03.1941 N 723 «Об утверждении Положения о Государственном архивном фонде СССР и сети государственных архивов СССР» и само Положение, подписанное наркомом Л.Берия можно прочитать здесь
Очень поучительный документ.

Согласно пункта 1 раздела 2 данного Положения Государственный архивный фонд Союза ССР находится в непосредственном ведении Главного архивного управления НКВД СССР, действующего на основании Положения о нем, утверждаемого Совнаркомом Союза ССР. (за исключением архива Академии наук СССР)
пункт 2. Материалы Государственного архивного фонда Союза ССР хранятся в центральных, республиканских, областных (краевых), окружных, городских и районных государственных архивах.
В размещаемой докладной записке разъясняются основные пункты данного Положения. Помимо этого имелись соответствующие инструкции и приказы НКВД СССР, а также перечни ведомственных наркоматов страны, определяющих сроки, способы хранения архивных документальных материалов и порядок пользования ими.
Как сказано в документе, в архивах хранится большое количество документальных материалов, содержащих ценные сведения по различным вопросам  народного хозяйства, обороны страны, культуры и быта народов, и поэтому они приобретают большое значение для государства. Перед Архивными органами НКВД в дни Отечественной войны поставлена основная и главная задача — обеспечение сохранности  Государственного Архивного фонда (архивных материалов) от порчи, хищения и разрушения.
В соответствии с Положением  о государственном архивном фонде СССР был создан уникальный порядок сбора и хранения архивных материалов.
Так, в частности, «2. Уничтожение каких бы то ни было материалов (общих, секретных, технических и т.п.) Государственного архивного фонда СССР как в архивах, так и в процессе текущего делопроизводства учреждений, организаций и предприятий без разрешения Главного архивного управления НКВД СССР и его местных органов — запрещается.
3. Выделение материалов, не подлежащих хранению в Государственных архивах, производится по инструкциям и циркулярам Главного архивного управления НКВД СССР»
13. Лица, виновные в незаконном уничтожении документальных материалов или проявившие халатность по службе, следствием чего явилась гибель или порча их, привлекаются к уголовной ответственности» (раздел 3 Положения).

Далее в докладной говорится о том, какая работа была проделана архивными органами УНКВД в 1942 году.
Сделано немало обследований, выездов и выходов в учреждения, организации и предприятия с целью проверки состояния и условий хранения архивных документальных материалов, а также инструктажа и консультации по архивным вопросам.
Проводились совещания руководителей учреждений по выполнению постановления СНК СССР от 26.03.41г. о государственном архивном фонде СССР.
25 февраля 1942 года Облсоветом было вынесено решение по этому вопросу.
И несмотря на это положение с архивными материалами в учреждениях и предприятиях по-прежнему остается неудовлетворительным, отмечается в докладной.
Многие материалы хранятся в неучтенном виде и подвергаются порче.
Происходит незаконное уничтожение документов путем использования их в качестве писчей бумаги в текущем делопроизводстве; сдача документов в макулатуру; халатное отношение к охране и сбережению документальных материалов.
Бывший зам. председателя горисполкома Мамбеталин разрешил Актюбинскому горсобесу взять часть архивных материалов для использования в качестве писчей бумаги. Несмотря на неоднократные замечания и и предупреждения эта практика продолжалась.
Председатель Обпромсоюза Дубина в 1942 году спустил всем артелям области указание: «Писчей бумаги выслать не имеем возможности, так как у нас тоже ее нет. Использовываем архив. Рекомендуем и вам использовать архив. Других возможностей нет…».
Аналогичное положение и во многих других предприятиях, учреждениях, колхозах, сельсоветах.

Делается вывод, что такое отношение к документальным материалам государственного архивного фонда наносит значительный ущерб политическим, военно-хозяйственным и научно-историческим интересам Советского государства.
В целях пресечения подобной практики НКВД СССР предложил своим подразделениям на местах во всех случаях незаконного уничтожения документальных материалов или проявлениях халатности по службе, в результате чего произошла гибель или порча материалов архивного фонда (под этим понимаются архивы предприятий и учреждений) виновных, независимо от занимаемых должностей, привлекать к уголовной ответственности..
Кроме этого прокурор СССР Волчков своим письмом от 8.07.42 года  обязал всех прокуроров страны по представлению соответствующих материалов от НКВД расследовать такие дела и виновных привлекать к уголовной ответственности.
В целях предотвращения массового уничтожения документальных материалов авторы докладной просят вынести обязательное решение Облсовета и обязать вынести такие решения все райисполкомы области.
Судя по резолюциям и отметкам на документе, все это было сделано.
Вот так государство относилось к сохранности документальных материалов в стране. И именно благодаря этой системе имеется возможность читать и изучать многие десятки миллионов документов, объективных свидетельств ушедшего времени.

Документы из  государственного архива
Актюбинской области
Фонд №13, опись №12, арх. дело №32

Открыть документы в Облаке

https://cloud.mail.ru/public/LZMN/t9RsroZt6

или

https://drive.google.com/drive/folders/1njZ7i71-bnmdSHCKJ0jdWkIOfNyxjeet?usp=sharing